Gestão

Diagnosticando a empresa: apontando soluções para o sucesso

Este artigo tem por finalidade instigar o empresário a fazer um diagnóstico mais detalhado dentro da empresa, descobrindo os verdadeiros pontos fracos a serem melhorados

 

De acordo com dados fornecidos pelo IBGE, de cada 100 microempresas abertas, 48 encerram suas atividades antes de completarem 3 anos no mercado. Isso representa quase a metade das empresas pesquisadas, um dado alarmante se observado o impacto causado na economia que necessita de uma população empregada. 

O brasileiro é um povo empreendedor por natureza, mas com pouco conhecimento administrativo em gestão. Antes de se abrir um negócio deve se fazer uma pesquisa de mercado, perfil do cliente da região, perfil do cliente que se deseja atingir, quem serão meus fornecedores, custos fixos e variáveis, lucro pretendido, enfim, várias situações devem ser analisadas antes de se abrir um comércio, sendo assim é necessário um  conhecimento em gestão para que a empresa não entre nesta estatística do IBGE.

Esse artigo tem por finalidade realizar um diagnóstico sobre as atividades administrativas de uma empresa, relatando problemas com possíveis soluções simples e básicas que poderão ajudar no desenvolvimento correto da empresa.

 

Finanças: O coração da empresa

 

Acredito que todos devem concordar que a saúde financeira pode ser muito bem representada em termos de importância como um coração, que é vital o bom funcionamento dele para o corpo humano.      

Os empreendedores necessitam do bom funcionamento financeiro, da renda bruta, da renda líquida, do lucro, é o que motiva o empresário a continuar, é o que faz a empresa se manter de pé e crescendo, sendo assim o bom funcionamento é imprescindível.

Dentro de uma organização tudo que for relacionado a números deve ser analisado com cuidado e precisão, para se tomar as melhores decisões. A parte de compras, de vendas, de serviços prestados, de gastos fixos e variáveis, tudo deve estar em sintonia com o caixa, o fluxo de caixa tem que ser detalhado.

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Não se compra mercadoria sem antes:

  • analisar o estoque
  • ver se precisa e quanto precisa
  • saber se a empresa pode arcar com as despesas dessa compra
  • se for compra a prazo deve se fazer uma previsão se haverá condições de quitar esses boletos nos meses seguintes a compra
  • não se compra nada para estocar sem garantias que o produto será aceito ou continuará sendo aceito pelo público.

O verdadeiro gestor não trabalha com “achismo” ele sabe ou não sabe, se não sabe faz pesquisas em busca de informações, esse é o trabalho do gestor, Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar.

O que quero deixar claro é que se deve ter responsabilidade com o dinheiro da empresa, um simples trabalho como comprar mercadoria tem que ser observado e muito bem analisado, pois compras sem as garantias de necessidade e saída do produto levam a um vazamento financeiro que pode levar a empresa a morte.

A retirada de valores do caixa sem um planejamento prévio desestrutura toda uma organização, não é porque o dinheiro sobra no final do mês que deve ser gasto como salário. Os salários devem ser preestabelecidos e pagos todo início de mês, estando entre as despesas fixas e já incluindo os vencimentos do empreendedor.

O dinheiro que sobra no fim do mês deve ser usado como fundo de caixa para eventuais imprevistos que acontecem com frequência em qualquer ramo, ou para um investimento na empresa, ou seja esse dinheiro tem que ser usado na empresa e nunca fora dela. 

Usar dos valores do caixa como se fosse os da sua carteira acarretará em prejuízos no futuro, digo as finanças são o coração da empresa, se não cuidar com muita atenção, será motivo de desespero depois.

 

Compras e Estoque: Setor que leva uma empresa do sucesso ao fracasso

Muito já falamos do estoque, pois é um setor muito importante dentro de uma organização e deve ser observado com mais atenção. O estoque é considerado o ponto de equilíbrio da empresa, com a situação financeira instável, o estoque mantém a empresa de pé, com a empresa estável o estoque demonstra estabilidade nas compras.

Falando em compras, outro ponto importante é saber o que comprar, como comprar e quanto comprar, são perguntas que devem ser feitas na hora abastecer seu negócio, não se compra nada na empolgação de um representante, muito menos numa promoção maluca, comprar deve ser um ato pré-estabelecido com muita antecedência, decisões desse tipo, tomadas de qualquer jeito, geram problemas futuros, que muitas vezes vão se tornar irreversíveis.

Para empresas de pequeno porte, o ideal é repor mercadoria e não estoca-las, fazer o produto girar irá garantir o dinheiro para investimentos necessários na empresa, irá trazer mais tranquilidade ao gestor no decorrer do trabalho.

Two Businessmen With Digital Tablet In Warehouse

 

Vendas: a arte de influenciar pessoas

O setor de vendas não deve ser encarado como uma simples prática de receber clientes e apresentar produtos, pensar assim leva a empresa a mesmice, condiciona o seu negócio a obter resultados razoáveis.

O processo de vendas começa na propaganda, no marketing, no anúncio feito nos veículos de comunicação. Esse processo tem por finalidade apresentar o produto, estimular o desejo de compra e por fim trazer o cliente para dentro da empresa.

Com o cliente dentro da loja, se inicia o segundo passo, o de convencê-lo de que necessita do produto, que o preço e as condições de pagamento são as melhores e sempre deixar claro que o cliente está levando alguma vantagem na compra.

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O terceiro processo é chamado de pós venda, onde a empresa oferece com toda espontaneidade serviços de assistência técnica, de tiragem de dúvidas e garantias, tudo isso para que o cliente dê preferência a empresa em uma possível nova compra.

Cabe ao vendedor sentir a maneira que o cliente gosta de ser tratado, tentar entender como está e como funciona sua vida financeira. Ter um mix variado de produtos ajuda a atrair clientes, ficar atento ao o que as pessoas pedem e a empresa não tem disponível para que possa ser comprado no futuro, ou seja são pequenos detalhes que fazem toda diferença.

 

Funcionários: São os que ditam o ritmo da empresa

Os colaboradores são o elo de contato entre o empresário e o cliente, são as pessoas responsáveis por dar ritmo a empresa, sem eles as empresa não desenvolve. Com funcionários insatisfeitos a empresa fica amarrada, ou seja será gerado baixa produtividade e por consequência menos resultados positivos.

Observar o comportamento do colaborador é necessário, entender quais são suas aspirações na empresa, perceber o grau de satisfação do salário, ser sensível suficiente para não sobrecarregá-lo a ponto de fadiga-lo com serviço demasiado.

São percepções que o gestor tem que ter para não perder bons funcionários e não prejudicar a empresa:

– Olhar carga de trabalho

– Horários

– Salários

– Se preocupar com a pessoa em si;

– O que se passa fora da empresa,

– Como o funcionário se sente dentro do comércio,

– O que poderia ser feito para que ele trabalhasse feliz e começar a vestir a camisa da empresa,

Estas são situações que os gestores modernos precisam administrar, porque o bom relacionamento entre funcionário e empresa leva a organização ao sucesso, sempre ao progresso.

A friendly young team of construction workers shows thumbs sign okay.

Outra questão importante sobre funcionários é saber a hora de contratar, pois uma empresa sobrecarregada gera fadiga e maus resultados.

Um bom sinal de que se deve contratar é quando o proprietário tem que fazer funções técnicas ou operacionais, coisas do tipo: dirigir um veículo, fazer montagem, carregar e descarregar mercadorias, vender e outras coisas que cada um sabe de acordo com o ramo de atuação.

O administrador tem que estar livre para planejar, organizar, dirigir e controlar, tomar decisões para o bom funcionamento da empresa e não ficar tapando buracos deixados pela falta de funcionários.

 

Seja um líder e não um ditador

Um ditador impõe ordens, fala alto, manda e não diz porquê está dando a ordem, isso são sinais de falta de argumentos, de descontrole emocional, demonstra que a empresa não vai bem, gera desconfiança dos funcionários.

Um líder costuma ser calmo, pede que seja feito algo explicando com clareza todos os pontos; como, quando, onde e porquê. Dá o exemplo, vive como exemplo, passa confiança, treina os funcionários para tomarem decisões, trabalha o ambiente a seu favor.

Não existe crise, existe maus administradores, a responsabilidade de fazer dar certo é única e exclusivamente do administrador. Um líder que não consegue conduzir colaboradores, não conseguirá de forma alguma conduzir uma empresa.

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Concluindo ….

Um administrador tem que se fazer presente em todos os setores de uma empresa, mas não necessariamente pôr a mão na massa. O trabalho do administrador é conduzir, mostrar o caminho que se deve seguir. O gestor não usa a força e sim a cabeça, ele é o cara que vai planejar todo um processo, mas não vai executar, vai delegar a função a um colaborador. Dessa forma o gestor fica livre para se preocupar com o planejamento e o bom funcionamento da empresa.                       

O trabalho do gestor é cuidar de tudo separadamente, pensando sempre a melhor maneira de agir, para no final todos os setores ficarem interligados e trabalhando de forma direta sem interrupções assim como uma engrenagem.

Seja qual for o quadro, o administrador deve ter em mente que tudo é negociável, tudo é reversível, tudo pode e deve ser melhorado e nada é para sempre.

 

Fonte: Fabio Coelho/ Site Administradores

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