Gestão

5W2H: Ferramenta para a elaboração de Planos de Ação

5w2h-pro-siteVamos imaginar que você seja um empreendedor e está com uma ideia de um novo produto que deseja lançar ou até mesmo pretende abrir um novo negócio. Você já tem uma equipe formada, esta já está motivada para iniciar os trabalhos, você já reuniu os recursos necessários e até montou um plano estratégico.

 Porém você percebeu que há vários desafios, alguns impasses e até dúvidas para a realização desse plano. Se você já passou ou está passando por algo assim, não deixe de ler este texto até o final. Porque aqui vamos falar sobre uma ferramenta de gestão que pode fazer você economizar muito tempo e recursos, estamos falando da ferramenta 5W2H.

Você ainda não sabe o que significa 5W2H? Apesar de ser uma sigla estranha, essa mistura de caracteres nada mais é do que uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão.

Essa sopa de caracteres (5W2H) corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

 

5 W:

What (o que será feito?)

Why (por que será feito?)

Where (onde será feito?)

When (quando?)

Who (por quem será feito?) 

 

2H:

How (como será feito?)

How much (quanto vai custar?)

 

Com as respostas dessas 7 perguntas você conseguirá ter um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

 

5w2h é importante para minha empresa?

Essa ferramenta pode significar tempo e dinheiro para os seus negócios pois auxilia na execução e controle das tarefas de sua empresa. Além disso, quando bem implantado as dúvidas irão dar lugar a produtividade.

Além disso, com a implantação do 5W2H as atribuições de atividades irão ficar claras e cada colaborador saberá como agir, ou seja, os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc.

O resultado disso tudo? além da economia de que já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.

 

Veja AQUI outras formas de economizar tempo e dinheiro em seus negócios.

 

Como faço para implantar o 5w2h no meu dia-a-dia?

Para aplicar essa ferramenta no seu dia-a-dia é muito simples. O primeiro passo é necessário ter muita clareza a respeito da atividade que deseja aplicar o 5w2h. Por exemplo, você deseja contratar um novo vendedor. Antes de realizar a contratação responda as perguntas do processo do 5W2H. O que? Contratação de um novo profissional; porque ou para quê? Melhorar o atendimento ao cliente; Onde? Na matriz.

Após esse processo é só elaborar uma tabela explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões.

Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas. Além disso, no final, com todas perguntas respondidas você estará preparado para tomar a melhor decisão.

 

Existe um momento certo para a aplicação do 5w2h?

O 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações e momentos – e não só na sua empresa, mas na sua vida pessoal também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade.

 

De acordo com o que temos observado, estes são alguns  casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:

 

  • no planejamento estratégico, para tornar uma empresa mais lucrativa;
  • na manutenção de máquinas de uma indústria;
  • na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
  • no aumento da carteira de seus clientes.

 

Muitos empreendedores tem entrado em contato comigo para saber se podem aplicar a ferramenta 5W2H em empresas de pequeno porte. Sem dúvidas. Mesmo que você seja um pequeno empreendedor, pode experimentar: ao responder as questões propostas pelo 5W2H, você terá muito mais clareza a respeito de como proceder, de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir um objetivo. E acredite: vai deixar de perder uma quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.

A ferramenta 5W2H é indicada para todos os tamanhos de negócio e é muito útil porque a base da metodologia está centrada na resposta a sete perguntas essenciais para o sucesso de seu negócio. Chegou a hora de você fazer um plano de ação para seus negócios e com o auxílio da ferramenta 5W2H o processo se tornará muito mais simples e eficaz.

 

Se você ainda não utiliza 5W2H em suas tarefas diárias, comece a pensar quais os planos de ação você poderia formalizar com esta ferramenta e coloque em prática na primeira oportunidade. Você perceberá que se trata de um excelente modo de formalização do planejamento, detalhamento da ação, comunicação de prazos e responsabilidades.

 

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